e-Defter Nedir?

e-Defter şekil hükümlerinden bağımsız olarak, Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

 e-Defter Sisteminin Amacı Nedir?

e-Defter sistemi tüm mükelleflere katkıda bulunacak bir uygulama olarak tasarlanmıştır. e-Defter e-dönüşüm projelerine uyum açısından oldukça faydalıdır. Genel olarak e-Defter sisteminin amacı;

  • e-Defter kayıtlarının teknolojiye uyumlu bir şekilde oluşturulmasını sağlamak.
  • Baskı, onaylama, saklama maliyetlerini ortadan kaldırarak, onaylama işlemlerinin elektronik ortamda sağlamak.
  • Elektronik denetimin kolay ve hızlı yapılabilmesi için alt yapı oluşturmak.
  • Uluslararası dosya formatı sayesinde, uluslararası ortak denetime olanak sağlamak.
  • Uluslararası firmaların yönetim ile iç ve dış denetim ihtiyaçları için ortak bir format ve standart sağlamak.
  • Firmalardan düzenli ya da düzensiz olarak bilgi ve raporlama isteyen kamu ve özel sektör kurumları için standart bir veri formatı sağlamak.

 

 

e-Defter Oluşturma Adımları Nelerdir?

Şu anki işleyişe göre e-Defter oluşturma adımları şunlardır:

  1. Döneme ait defter oluşturulur (xml uzantılı dosya)
  2. Oluşturulan defter mali mühür ile mühürlenir
  3. Berat oluşturulur (Firma bilgileri, Müşavir Bilgileri, Defterdeki mühür değeri)
  4. Berat dosyası GIB uygulamasına yüklenir ve GIB kendi mali mührü ile Berat dosyasını mühürler (GIB, yüklenen dosyanın içine kendi imzasını koyar)
  5. GIB’in onayladığı berat dosyası indirilir ve defter ile birlikte saklanır
  6. Oluşturulan defter yasallık kazanmış olur

 

 Oluşturulacak e-Defter dosya boyutu ne kadar olmalıdır?

Oluşturulacak e-defter dosya boyutunun 200 MB’ı geçmesi durumunda bölünmesi gerekmektedir. Yani yevmiye satır sayınıza göre birden fazla defter parçası olabilir.

 

 

 e-Defter uygulamasına dahil olması zorunlu olan mükellefler kimlerdir?

421 Sıra No’lu VUK Genel Tebliği ile elektronik defter uygulamasına dahil olması zorunlu olan mükellefler:

  1. 04/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar
  2. 06/06/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanunu’na ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar

e-Defter uygulamasına dahil olmak zorundadırlar.

 e-Defter başvuru şartları nelerdir?

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükellefler için, aşağıda yer alan e-Defter başvuru şartları yerine getirilmek zorundadır:

  1. Gerçek kişi mükellefler, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunuhükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmalı,
  2. Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği‘nde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yaralanma iznine sahip olmalı ve mali mühür temin etmiş olmalı,
  3. Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılım Uyumluluk onayı almış bir yazılım olmalıdır.

 

 e-Defter başvurusunda gereken belgeler nelerdir?

Tebliğ kapsamında elektronik defter oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyenler, aşağıda yer alan bilgi ve belgeler ile www.edefter.gov.tr internet sitesinde belirtilen Başkanlık veya Genel Müdürlük adresine yazılı olarak başvuruda bulunmalıdırlar. Gerek duyulması halinde başvuru yapanlardan, ilave olarak teknik bilgi ve belge talebinde bulunulabilir. e-Defter başvurusunda gereken belgeler:

  1. edefter.gov.tr internet adresinde yer alan “Elektronik Defter Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” nin imzalı aslı,
  2. Tüzel kişiler için başvuru formunu imzalayan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter tasdikli örneği (397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre e-defter uygulamasından yararlanmaya başlayan ve imza sirkülerinde herhangi bir değişiklik bulunmayan mükellefler için bu şart aranmayacaktır),
  3. Elektronik defterlerin oluşturulması sırasında, bu konuda uyumluluk onayı alınmış bir yazılımın kullanılması durumunda söz konusu yazılım hakkında yazılımın adı, sürüm numarası gibi mükellef kullanımına özgü bilgiler,
  4. Uyumluluk onayı almamış bir yazılım kullanılmak istenmesi durumunda, tebliğin “3.2 Yazılımların Uyumluluk Onayı” başlıklı bölümünde belirtilen belge ve bilgiler.

 

e-defter avantajları

  • Zaman damgası kurulumu olmadan kullanılabilir
  • Hizmetlerini tek portaldan yönetebilir.
  • Fiziki olan defter kayıp ve tahrip vs olumsuzlukları ortadan kaldırır
  • Fiziki defteri noter tasdiklemesi kaldırılır
  • Fiziki defteri saklama maliyetini ortadan kaldırır
  • Kredi değerlemesi sağlıklı yapılabilir.
  • Defter ve berat dosyalarınızı 10 yıl boyunca güvenle saklayabilirsiniz.
  • Yeşili korurursunuz.